Le bureau de l'association est composé de 12 personnes :

le Président, le Secrétaire et le Trésorier, doublées  d'un Secrétaire-Adjoint et un Trésorier-Adjoint.


Les membres du bureau sont à jour de leur cotisation.



Quel est le rôle du Président dans l'association ?

Au plan légal : Le président est habilité à représenter l’association dans les actes de la vie civile.Il peut donc signer des contrats au nom de l’association, même si cela ne veut pas dire qu’il peut décider tout seul. Pour certains actes, il peut être préalablement habilité par les statuts à agir soit par les membres du Conseil d’administration, soit par ceux de l’assemblée générale.

Le président représente également l’association en justice. Il peut donc, sauf stipulation contraire des statuts, agir en justice au nom de l’association.

Au plan organisationnel : Le président est celui qui convoque l’Assemblée générale, le Conseil d’administration et le bureau. C’est lui qui supervise la conduite des activités de l’association.

Il est le coordinateur de l’association, celui qui anime les réunions, signe les invitations et les convocations.
Et de ce fait, Il autorise le Trésorier à effectuer tout mandatement, tout virement correspondant à une prestation au bénéfice de l’Association.

Au plan moral: Le président est le garant des orientations de l’association, définies par l’Assemblée générale. Il est appelé à rendre des comptes de l’exécution de ces orientations devant l’Assemblée Générale (rapport moral annuel).

Mais c’est également le Président qui est le l’image de l’association auprès des partenaires associatifs, institutionnels et privés.
 

Quel est le rôle du Vice-Président dans l'association ?

Au plan légal : Le vice-président qui a pour principal rôle de seconder le président dans ses fonctions. Afin de procéder à une répartition des pouvoirs entre ces deux organes, le vice-président peut également se voir attribuer certaines tâches précises lui étant exclusivement réservées dans le cadre de la gestion et de l'administration de l'association.

Quel est le rôle du Secrétaire et du Secrétaire-Adjoint dans l'association ?En général, il revient au secrétaire de l’association d’assurer les tâches administratives et juridiques, à savoir essentiellement la correspondance de l’association, d’établir les convocations et les comptes-rendus des réunions, ainsi que de tenir les différents registres et les archives.

Le secrétaire assure le fonctionnement administratif de l’association :

accomplissement des tâches administratives en général et de la correspondance de l’association ;

organisation des réunions (rédaction et envoi des convocations, réservation de la salle et du matériel,

organisation des votes et des pouvoirs) ;

rédaction des comptes-rendus des réunions, tenue des registres et des archives ;

diffusion des informations ;

dépôt des dossiers de subventions.

Les savoir-faire du secrétaire

organiser des réunions ;

transmettre l’information ;

être la mémoire de l’association ;

participer à la cohésion de l’équipe.

Les responsabilités du secrétaire

Il doit se faire remettre :

• le(s) registre(s) spécial(aux) ;
• l’exemplaire original des statuts avec le document attestant de leur dépôt auprès de la préfecture, le
document préfectoral comportant la date de création, le numéro d’enregistrement de l’association,
l’exemplaire de sa parution au Journal Officiel ainsi que les documents attestant des modifications depuis
sa création ;
• le règlement intérieur.

Dans un délai de trois mois maximum après l’assemblée générale, il doit déclarer à la préfecture la liste des membres du conseil et du bureau (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, profession, rôle au conseil).

Le dépassement de ce délai oblige la convocation d’une nouvelle assemblée générale et une nouvelle élection.

La conservation des documents

Durée de vie de l'association
· les statuts et le règlement intérieur ;
· l'extrait du Journal Officiel dans lequel a été publié la déclaration de constitution ;
· le registre spécial et les récépissés de déclaration délivrés par les services
préfectoraux ;
· les procès-verbaux des assemblées générales, du conseil d'administration et du
bureau ;

Dix ans

· les documents comptables et les pièces justificatives ;
· en cas de travaux, la commande, le contrat, la réception, tous les dommages et malfaçons, les factures des entrepreneurs et architectes ;
· talons de chèques, relevés de compte bancaire et postal ;
· livres de commerce (livre-journal, livre des inventaires).

Six ans

les livres, registres et documents (annexes, pièces de recettes et de dépenses) sur lesquels peut s'exercer le droit de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration.

Cinq ans

· les quittances de loyer ;
· les factures EDF-GDF.

Deux ans

· les factures d'eau ;
· les factures de téléphone.

Quel est le rôle du Trésorier et du Trésorier-Adjoint dans l'association ?

Il n’est pas un simple caissier ou comptable. Il est d’abord un militant comme tout le monde. Le trésorier est un gestionnaire responsable des fonds de l’association.

Le trésorier établit le budget prévisionnel nécessaire au bon fonctionnement de l’association et à la mise en œuvre des actions de celle-ci. Il soumet les choix financiers à faire au bureau, au Conseil d’administration (si il en existe un).

Une fois les décisions prises, il conduit le budget. Cette responsabilité exige une certaine méthode et quelques capacités de gestionnaire.

SES RESPONSABILITÉS :

1.  Il est garant de la gestion comptable de l’association : soit en assurant seul dans une petite structure la tenue des livres des opérations (dépenses - recettes) ou soit en se faisant assister par un comptable professionnel. Il établit les demandes de subventions et les adresse aux organismes compétents.

2.  Il effectue les opérations de dépenses définies sous la responsabilité de la direction de l’association (remboursement de frais, règlement des factures) et se préoccupe des rentrées financières (cotisations, participations des usagers, les subventions…).

3.  Il assure la relation entre l’association et le banquier.

4.  Il présente périodiquement au bureau et/ou au Conseil d’administration la situation financière.

5.  Il établit le rapport financier annuel pour le soumettre au Bureau et/ou  au Conseil d’administration et à l’Assemblée Générale. Si nécessaire dans le cadre des obligations comptables, il soumet le livre des comptes et pièces aux vérificateurs aux comptes (expert-comptable ou commissaire aux comptes) avant toute Assemblée Générale.

6.  Le trésorier établit chaque année le budget prévisionnel et le soumet au Bureau et/ou au Conseil d’Administration puis à l’Assemblée Générale pour adoption définitive.